Thông tin đầy đủ về Bộ sưu tập theo thời gian thực

Bằng cách sử dụng công nghệ RFID giúp việc theo dõi các hiện vật sưu tập trở nên nhanh chóng, đơn giản và tự động, các bảo tàng và phòng trưng bày sử dụng công nghệ RFID có thể cập nhật thông tin chi tiết về các hiện vật trong bộ sưu tập của họ theo thời gian thực.

 Thông tin đầy đủ về Bộ sưu tập theo thời gian thực có nghĩa là gì?

Nghĩa là bảo tảng có thể chắc chắn 100% rằng tại bất kỳ thời điểm nào đều biết được nơi của bất kỳ hiện vật nào. Điều này rất quan trọng để quản lý tốt bất kỳ bảo tàng hoặc phòng trưng bày nào như:

• Quản lý di chuyển hiện vật
• Kiểm toán
• Định giá
• Kiểm kê hiện vật trong kho
• Xác định và truy xuất các hiện vật để triển lãm / nghiên cứu
• Khảo sát tình trạng
• Tiết kiệm nguồn nhân lực trong quản lý

Các hiện vật được hiện đang được theo dõi như thế nào?

Hầu hết các hiện vật trong các viện bảo tàng và phòng trưng bày ngày nay đều được theo dõi bằng các hệ thống thủ công, tốn nhiều công sức. Điều này thường liên quan đến việc ghi lại bằng tay trên giấy gắn số của hiện vật khi chúng di chuyển (ghi lại số hiện vật và vị trí mới của nó). Sau khi di chuyển, thông tin này thường được nhập bằng tay vào Hệ thống quản lý. Sẽ có độ trễ ít nhất 1-2 ngày, có thể dễ dàng kéo dài đến vài tuần (hoặc hơn). 

Công nghệ RFID giúp theo dõi đầy đủ các bộ sưu tập như thế nào?

Giải pháp RFID tự động theo dõi vị trí, thông qua việc sử dụng thiết bị đọc RFID cầm tay di động hoặc đầu đọc RFID cố định. Bất kỳ thay đổi vị trí nào sẽ được ghi lại trong hệ thống phần mềm quản lý. Điều này có nghĩa là có thể kiểm tra bất kỳ hiện vật nào ở bất kỳ thời điểm nào và thông tin là chính xác và được cập nhật theo thời gian thực:

• Theo dõi tự động
• Tự động cập nhật các thay đổi vị trí vào Hệ thống quản lý bộ sưu tập
• Dữ liệu vị trí là chính xác và luôn cập nhật

Kiểm tra thu thập theo dõi nhanh chóng và nhập kho

Các bảo tàng và phòng trưng bày thực hiện kiểm kê các bộ sưu tập của họ một cách thường xuyên. Các cuộc kiểm toán thường được pháp luật bắt buộc hoặc được thực hiện như một phần của cuộc kiểm toán thường xuyên đối với tài chính của một tổ chức. Việc nhập kho được thực hiện để xác nhận vị trí và số lượng của các hiện vật trong một khu vực nhất định. Việc kiểm toán hoặc kiểm tra kho các bộ sưu tập của bảo tàng hoặc phòng trưng bày là một phần thiết yếu của các thông lệ quản lý đối với các tổ chức này. Tuy nhiên, kiểm toán và phân loại kiểm kê là những quá trình đòi hỏi nhiều lao động. Lao động liên quan có thể được giảm đáng kể bằng cách sử dụng công nghệ RFID.

Quá trình tốn nhiều thời gian

Do thời gian và nỗ lực đáng kể liên quan đến việc kiểm tra và kiểm kê kho, hầu như không bao giờ kiểm kê được 100% bộ sưu tập (trừ khi bộ sưu tập rất nhỏ), và thay vào đó tập trung vào các khu vực được chọn của bộ sưu tập. Đôi khi một phần của bộ sưu tập được khảo sát nghiên cứu với kế hoạch trong vòng 3-5 năm, nhưng trong giai đoạn này, hiện vật được nghiên cứu có thể di chuyển và có khả năng bị thất lạc.

Hiện tại, Kiểm toán và kiểm kê hàng tồn kho đã được thực hiện như thế nào?

Kiểm toán và kiểm tra kho chủ yếu xoay quanh việc kiểm tra các hiện vật là nơi mà phần mềm quản lý cho biết chúng đang ở đâu. Trong thực tế, điều này thường liên quan đến việc nhân viên in ra danh sách các đối tượng trong một khu vực nhất định và kiểm tra chúng. Mặc dù bề ngoài đây có vẻ là một quá trình đơn giản, nhưng trên thực tế, điều này không bao giờ đơn giản như người ta vẫn tưởng. Điều này là do các cuộc kiểm toán và việc tiếp nhận hàng tồn kho thường liên quan đến một số yếu tố tốn thời gian, chẳng hạn như:

• Sự cần thiết phải mở hộp hoặc loại bỏ bao bì để tiếp cận các hiện vật và số lượng của chúng
• Phải di chuyển các hiện vật bên ngoài ra để kiểm đếm các hiện vật phía sau / bên dưới / vv.
• Phải tìm thông tin gắn trên các hiện vật để tìm số của chúng (ví dụ: nếu nó được viết trên đế của một chiếc bình hoặc dán sau một bức tranh,...)
• Cần phải nhập lại kết quả vào hệ thống quản lý bộ sưu tập (điều này thường được thực hiện thủ công).

Sau khi kết quả được nhập vào phần mềm quản lý, chúng cần được đối chiếu. Điều này liên quan đến:

• Xác nhận vị trí cho các hiện vật được tìm thấy ở nơi chúng muốn đến
• Cập nhật vị trí cho các hiện vật được tìm thấy ở các vị trí khác nhau
• Báo cáo về các hiện vật không xác định được vị trí (tức là các đối tượng bị thất lạc hoặc bị mất).

Các đồ vật và tác phẩm nghệ thuật bị mất hoặc bị thất lạc
Việc tìm kiếm các đồ vật và tác phẩm nghệ thuật không nằm trong quá trình kiểm kê hoặc xuất nhập kho có thể mất nhiều thời gian nhất để giải quyết. Chỉ phát hiện những đồ vật này bị 'mất' cho đến khi hoàn thành việc kiểm kê toàn bộ bộ sưu tập, điều này dẫn đến mất một thời gian dài mới phát hiện và khó truy hồi được hiện vật. Giải pháp RFID cung cấp một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả để tìm kiếm những đồ vật bị thất lạc này

Quản lý xuất kho và nhập kho nhanh chóng bằng giải pháp RFID
Giải pháp RFID có thể giúp cho việc nhập kho nhanh hơn với một số lượng hàng lớn hơn so với các phương pháp thủ công hiện tại. Sử dụng giải pháp RFID là khả thi với một bộ sưu tập có khoảng 10.000 hiện vật có thể được kiểm kê hoàn toàn trong vài giờ chứ không phải vài tuần, tháng như hiện tại.

Làm thế nào để tiến hành nhanh các cuộc kiểm kê, xuất và nhập kho bằng cách sử dụng giải pháp RFID

Bởi vì việc nhập kho có thể được thực hiện thường xuyên hơn, bất kỳ lúc nào nhà quản lý cũng có thể tự tin rằng các bộ sưu tập của mình đang ở đúng vị trí của chúng. Điều này có thể mang lại những lợi ích rộng rãi cho một tổ chức:

• Tăng thời gian cho nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ khác hiệu quả hơn như nghiên cứu
• Giảm chi phí an ninh
• Sự dễ dàng, nhanh chóng và chính xác của các quy trình trong quản lý

Nhanh chóng và dễ dàng tìm thấy các hiện vật thất lạc

Các bộ sưu tập của bảo tàng và phòng trưng bày có thể lên tới hàng chục nghìn đến hàng triệu. Với những bộ sưu tập khổng lồ như vậy, việc đặt nhầm một hiện vật do ghi sai hoặc do lỗi nhập dữ liệu về cơ bản có nghĩa là những đối tượng này bị 'mất' cho đến khi có thể hoàn thành một bản kiểm kê đầy đủ của bộ sưu tập. Tuy nhiên, điều này thường không khả thi do cần nhiều lao động và có khả năng gây rủi ro không đáng có đối với các đối tượng khác cần được xử lý khi đối tượng bị mất tích được tìm kiếm. Giải pháp RFID cung cấp một quy trình đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả để tìm kiếm những đồ vật bị thất lạc này.

Tìm đồ vật thất lạc mà không cần mở hộp

Bằng cách sử dụng đầu đọc RFID cầm tay, các hiện vật bị thất lạc có thể được định vị nhanh chóng và dễ dàng. Thiết bị RFID cầm tay cho phép người dùng chỉ cần đi từ từ lên và xuống các lối đi để quét tìm hiện vật bị thất lạc mà không cần mở bất kỳ hộp, thùng, v.v. nào hoặc di chuyển hoặc xử lý bất kỳ hiện vật nào khác.

Làm thế nào nó hoạt động?

Người dùng quét các kệ chứa hiện vật bằng đầu đọc RFID cầm tay. Khi hiện vật được gắn thẻ RFID nằm trong phạm vi của đầu đọc RFID (có thể cách xa tới 3 m), đầu đọc RFID sẽ cung cấp cho người dùng tiếng bíp và chỉ báo cường độ đọc trực quan thông qua ứng dụng, thông báo cho họ biết rằng hiện vật nằm trong phạm vi được tìm kiếm. Sau đó, thiết bị đọc RFID cầm tay có thể được sử dụng để tiến sát hiện vật bằng cách sử dụng cường độ tín hiệu của thẻ được đọc để xác định vị trí chính xác của nó xuống một vài cm. Về cơ bản, điều này cung cấp một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để tìm kiếm các mục thất lạc. Sử dụng thiết bị RFID cầm tay, hiện vật bị thất lạc trong bộ sưu tập lớn có thể được tìm thấy trong vòng vài phút.

Cải thiện việc bảo quản bộ sưu tập thông qua việc giảm bớt việc xử lý đối tượng

Trong suốt thời gian tồn tại của một hiện vật trong viện bảo tàng hoặc phòng trưng bày, nó có thể gặp phải một số rủi ro. Những rủi ro đáng kể nhất ảnh hưởng đến việc bảo quản lâu dài một hiện vật hoặc tác phẩm nghệ thuật là:

• Ánh sáng
• Nhiệt độ
• Độ ẩm
• Sự di chuyển
• Rung động
• Phá hoại / Trộm cắp
• Bụi và chất ô nhiễm

Hầu hết các bảo tàng và phòng trưng bày đều nỗ lực hết sức (và tốn kém) để giảm thiểu rủi ro liên quan đến ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm cũng như phá hoại và trộm cắp. Tuy nhiên, hai trong số những rủi ro đáng kể nhất đối với hiện vật  là vận chuyển và rung động - thường không được giảm thiểu và được coi là mức rủi ro 'có thể chấp nhận được'. Các bộ sưu tập vẫn cần được di chuyển và xử lý ở một mức độ nào đó, ví dụ như cho mục đích triển lãm. Tuy nhiên, có nhiều nhiệm vụ được thực hiện 'ở hậu trường', ví dụ như kiểm tra các hiện vật vào / ra, v.v., đòi hỏi phải xử lý và rung động hiện vật một cách đáng kể. Những rủi ro này có thể được giảm thiểu đáng kể hoặc thậm chí được loại bỏ trong nhiều trường hợp thông qua việc sử dụng công nghệ RFID. Ngoài ra, RFID có thể giảm rủi ro về An toàn và Sức khỏe bằng cách giảm thiểu nhu cầu nhân viên di chuyển các hiện vật nặng để lấy mã số hiện vật đăng ký. Do việc không cần nhìn thấy thẻ RFID để đọc thông tin, việc xử lý hiện vật có thể được giảm thiểu hoặc loại bỏ đáng kể thông qua:

• Không cần phải bỏ các hiện vật ra khỏi hộp / bao bì để xem (các) nhãn
• Khả năng đọc mã hiện vật ở những khu vực khó tiếp cận mà không cần di chuyển hoặc chạm vào hiện vật.
• Khả năng đọc mã hiện vật mà không cần phải di chuyển hoặc chạm vào các hiện vật khác.
• Khả năng đọc các tác phẩm nghệ thuật / đối tượng được gắn thẻ ở gần nhau, ví dụ như các tác phẩm xếp chồng lên nhau trên hiện vật giấy

Tự động theo dõi chuyển động của các đối tượng và tác phẩm nghệ thuật

Sự di chuyển của các hiện vật và tác phẩm nghệ thuật là một phần cốt lõi trong hoạt động hàng ngày của bất kỳ bảo tàng hoặc phòng trưng bày nào. Các hiện vật và tác phẩm nghệ thuật được di chuyển vì nhiều lý do, chẳng hạn như:

• Triển lãm
• Tìm kiếm
• Quyền truy cập của khách
• Định giá
• Thẩm định, lượng định, đánh giá
• Sự bảo tồn
• Đăng ký
• Nghiên cứu
• Cho mượn
• Thay đổi thẻ mã RFID
• Giáo dục

Những việc di chuyển này được ghi lại một cách liên tục theo thời gian thực trong Hệ thống Quản lý Bộ sưu tập của tổ chức, do đó duy trì lịch sử về vị trí của một hiện vật, nó được sử dụng để làm gì và ai đã di chuyển nó lần cuối. Quan trọng hơn, hệ thống xác định vị trí cuối cùng của một hiện vật, đó phải là nơi nó hiện đang được lưu giữ. Trong hầu hết các tổ chức, nhiều di chuyển hiện vật này là một quá trình thủ công, tốn nhiều công sức. Sử dụng cổng đọc RFID cố định, các bảo tàng và phòng trưng bày có thể tự động theo dõi các đối tượng và tác phẩm nghệ thuật khi chúng di chuyển trong bảo tảng hoặc phòng trưng bày. Và bằng cách bao phủ các điểm ra vào cho mọi khu vực của tòa nhà bằng cổng RFID, tất cả các đối tượng và tác phẩm nghệ thuật được gắn thẻ sẽ tự động được theo dõi khi chúng di chuyển vào hoặc ra. Ngoài ra, hệ thống có khả năng ghi lại người đang di chuyển các đối tượng và đưa ra cảnh báo nếu họ không được phép thực hiện việc này.

Các lợi ích đối với Bảo tàng hoặc Phòng trưng bày Nghệ thuật là rất nhiều

• Cải thiện việc bảo quản bộ sưu tập bằng cách giảm bớt việc xử lý không cần thiết để mở thùng & bao bì để đọc nhãn, di chuyển, chạm tay vào các hiện vật,…
• Cập nhật liên tục, thường xuyên theo thời gian thực về số lượng thực tế của các hiện vật và các tác phẩm nghệ thuật, từ đó cung cấp thông tin quan trọng cho việc quản lý và bảo quản lâu dài các bộ sưu tập
• Đảm bảo vị trí của một hiện vật hoặc tác phẩm nghệ thuật luôn được cập nhật chính xác
• Có lịch sử kiểm tra chi tiết ai đã di chuyển (các) hiện vật vào ra khi nào, ở đâu
• Giảm đáng kể thời gian của nhân viên dành cho việc tìm kiếm các hiện vật thất lạc hoặc thời gian cho việc cập nhật thông tin vào Hệ thống quản lý thu thập.
• Hỗ trợ phòng chống trộm cắp

Để được tư vấn cụ thể hơn về giải pháp ứng dụng RFID, quý khách có thể liên lạc trực tiếp với chúng tôi qua

Hotline: 093 885 6028 / Email: sales@smartid.com.vn